EL CAJÓN DE LA ORGANIZACIÓN

 EL CAJÓN DE LA ORGANIZACIÓN

¿Qué podemos hacer para organizar los archivos de nuestro escritorio y tenerlo todo ordenado?

Lo primero que debemos tener claro es que organizar las carpetas no es sólo una cuestión de estética, ni para ver un bonito fondo de pantalla. Algunas pautas serían:

 

·      Poder acceder más rápidamente a lo que nos hace falta.

·      No perder archivos en una carpeta interminable de ficheros y tener que usar el buscador para encontrarlos.

·      Reducir nuestro nivel de estrés al hacer nuestro trabajo más simple y cómodo.

·      Cuidar la imagen de nuestra empresa.

Aunque hay algunos programas que sirven para eso, también podemos hacerlo nosotros siguiendo una serie de buenas prácticas informáticas.

1. Crea accesos directos sólo de lo necesario. La realidad es que sólo utilizamos un reducido número de programas cada día. No necesitamos que haya un acceso directorio en el escritorio para todos. Para eso ya tenemos el menú inicio. Lo mejor será que borres los accesos directos que no vayas a utilizar diariamente y tomes por norma no crearlos nunca, o borrarlos directamente.

2. Crea una carpeta de documentos. Los archivos de trabajo que vayas a utilizar deben quedar guardados en una carpeta principal, como «Mis documentos» u otra al uso. Si tienes muchas carpetas en el escritorio, pero bien ordenadas, introdúcelas en «Mis documentos» y crea un acceso directo.

3. Ponle nombres descriptivos a los ficheros No es bueno nombrar las carpetas con el nombre que tengan por defecto. Usa un estándar que incluya una palabra descriptiva e informativa. No es bueno distinguir los archivos sólo con números (Nuevo documento de Office 1, 2, 3, etc.), a menos que exista una razón (Factura 1, factura 2). Tampoco debe ser muy extenso. Lo mejor es utilizar 3-4 palabras.

4. Ten una carpeta de descargas. Al navegar por Internet, todos los días bajamos decenas de archivos. Pdf, imágenes, documentos de excel… no dejes que todo eso se acumule en tu escritorio. Busca en las opciones de tu navegador e indícale que, al descargar un archivo, lo guarde por defecto en «Mis imágenes» o «Mis descargas».

5. Navegador + Mis documentos + Papelera. Si nos ponemos rigurosos, estos son los tres archivos imprescindibles en cualquier escritorio. 1 navegador (si usas Firefox o Chrome, puedes tirar el acceso directo a Internet Explorer a la basura). Luego la carpeta «Mis documentos» donde guardarás los archivos con los que trabajes. Y por último la «papelera de reciclaje», que debes tener en un lugar a la visita y usar a menudo para deshacerte de toda la basura.